De Bolster verbonden via ZorgOnline
Binnen het meerjarenbeleidsplan 2016-2020 van vzw De Bolster werd de strategische keuze gemaakt om een performante organisatie uit te bouwen door de interne processen te optimaliseren. Dit in functie van effectiviteit en efficiëntie, ook op vlak van communicatie. Eind 2015 werd ZorgOnline aangeschaft als intranet. Pieter Jouretz, stafmedewerker communicatie en kwaliteitszorg vzw De Bolster, aan het woord.
Net als veel collega-voorzieningen beseffen we dat ons informaticasysteem op heden niet aangepast is aan de huidige en toekomstige eisen binnen de sector. ZorgOnline is een allesomvattend webbased intranet dat alle onderdelen van onze organisatie op een transparante en gebruiksvriendelijke manier met elkaar verbindt. Het programma bestaat uit verschillende modules die afzonderlijk aangekocht kunnen worden, zoals de module leefgroepen of personeel voor het opvolgen van respectievelijk cliënten- en personeelsdossiers, een module technische dienst voor het aanvragen van herstellingen, de medische module voor het opvolgen van medische dossiers, enzovoort. Zo kan je een overzicht houden over de verschillende diensten of afdelingen. Wij hebben gekozen om alle modules stapsgewijs aan te kopen. Eén van de redenen waarom we voor ZorgOnline hebben gekozen is dat het programma werd ontwikkeld vanuit de praktijk van een zorgvoorziening. Daardoor voldoet het grotendeels aan de noden van een voorziening in de gehandicaptensector.
EEN GOED INTRANET ZORGT VOOR ONDERLINGE VERBONDENHEID.
Pieter Jouretz, vzw De Bolster
Benieuwd hoe we dit hebben aangepakt? Begin maart 2016 werd een collegavoorziening bezocht die reeds actief werkt met het programma. De daaropvolgende maanden werden een aantal pilootprojecten opgestart waarbij een beperkt aantal leefgroepen toegang kregen tot het programma. Dit bleek noodzakelijk aangezien het een grote verandering vergt op vele vlakken. Na deze pilootprojecten werden interne vormingen georganiseerd voor alle leefgroepen, administratie, medische dienst, personeelsdienst, … zodat iedereen binnen de voorziening actief is op ZorgOnline vanaf begin 2017.
Momenteel zijn bijna alle personeelsleden van vzw De Bolster actief op ZorgOnline. Net zoals alle grote veranderingen binnen een voorziening heeft de omschakeling naar een nieuw communicatiesysteem veel energie gevraagd van de betrokken personen. Maar we kunnen stellen dat het programma een serieuze ondersteuning is op vlak van de interne communicatie en onderlinge verbondenheid. Meer informatie over ZorgOnline is terug te vinden op www.zorgonline.be
Partners in dit verhaal:
Sarah Vandeweghe