Fiola goes digital

Geen makkelijke opdracht. Een samensmelting van kennis die in zes diensten aanwezig is. Allemaal diensten die bovendien mobiele begeleiding doen, waardoor we niet fysiek aanwezig zijn op eenzelfde locatie. Zelfs niet op 6 locaties. Plaats- en tijdsonafhankelijk en ook zelfsturend werken neemt toe. We moeten efficiënt samenwerken, en daarbij rekening houden met de service naar cliënten toe.

Hoe organiseren we dat?

Alle gegevens moeten op één of andere manier in één systeem, toegankelijk voor wie het moet zijn. Met de steun van een externe consultant gaan we op zoek naar hoe we dit zo efficiënt mogelijk waar kunnen maken. Daarbij lijkt het ons belangrijk om aan te sluiten bij wat al aanwezig was. De keuze voor de ‘Cloud’ is snel gemaakt. 

In de gekozen software, in ons geval Microsoft Teams, slaan we onze werkdocumenten op. De ‘Teams’ zijn ook dé digitale werkomgeving, waarbij iedereen vanop gelijk welke computer, smartphone of tablet, en gelijk welke locatie, toegang heeft tot de relevante info.  Cruciaal voor onze mobiele medewerkers. Ook  kunnen ze via chat kort communiceren zonder overkill aan mails. Door de koppeling met de agenda, zie je ook meteen wie beschikbaar is. De ‘teamomgeving’ is echt een werkomgeving. Van zodra er vanuit de teams finale documenten komen die voor de hele organisatie belangrijk zijn, plaatsen we die op het intranet. Dat intranet is voor elke medewerker een soort startpagina die directe linken legt naar o.m. de fotobibliotheek, pagina met handleidingen, de algemene info per afdeling, … enzovoort.

Naast inzetten op software, investeren we ook in hardware. Medewerkers doen bij begeleiding geen verslag meer met pen en papier, dat ze dan thuis of ‘op den bureau’ overtikken. Ze doen dat rechtstreeks, hebben ook zicht op het digitaal cliëntendossier en kunnen zo beter ondersteuning bieden. Een stevige investering, maar met een snelle ‘return on investment’. 

Drie gouden tips Wat kunnen andere organisaties hier uit leren?

TIP 1: Wil je dat het werkt, betrek de eindgebruiker. Betrek de medewerkers in het veranderingsproces, niet enkel vanuit IT, maar maak een multidisciplinair team die de verandering uitdraagt. Zo heb je de juiste feedback, en zij kunnen collega’s enthousiasmeren. Je hebt ambassadeurs nodig. IT gaat over mensen die samen werken, en waar IT maar een middel is.

TIP 2: Investeer in genoeg tijd en middelen voor de opbouw. Doe het niet ‘op een rappeke’, maar ga voor een totaalplan, waarbij de bedoeling en de meerwaarde voor iedereen duidelijk is. Voldoende budget om je te laten begeleiden is ook handig

Tip 3: Software vraagt hardware. Het feit dat we een nieuwe VoIP-telefooncentrale aankochten zodat we op één centraal nummer bereikbaar zijn, dat we voor onze begeleiders investeren in all-in-one laptops en smartphones, heeft de IT-implementatie sterk versneld. En het maakt het ook zichtbaar.

We zien dat dit IT-proces ons ook wel meer aan elkaar verbindt. Uiteraard zijn we er nog niet, en moeten nog heel wat stappen gezet worden. Door de organisatie, door de technologie en door de mensen. Maar het zorgt een beetje mee voor de Fiola-feeling.